社外の人から情報を得ること
2024.07.24こんにちわ。組織開発 がミッションの人事グループ・組織開発室に所属しているてぃーびーです。
仕事をしていて、自分たちの既存の知識や経験だけでは解決が難しい問題に遭遇することがあります。そんなとき、「社外の人から情報を得る」という選択肢があります。
この記事では「社外の人から情報を得る」という選択肢についてまとめます。
社外の人から情報を得ること
仕事をしていて、自分たちの既存の知識や経験だけでは解決が難しい問題に遭遇することがあります。この問題について、社内に有識者が存在しないこともわかっている場合、まずはウェブや書籍で情報を調べることになります。そのうえで、求める情報を求める粒度で得られない場合、次に取れる選択肢が「社外の人から情報を得ること」になります。
マネジメントやリーディングなどの役割をやっている際に発生する技術面以外の人や組織に関わる問題を扱う場合がこの選択肢を用いるよい機会になります。
特に有効となるのが「他社の似たような立場の人の周りで同じような事象が発生しているだろう」ということが予想できるときです。
例えば、評価者と被評価者の間で評価にギャップがある場合の扱い方について悩んでいる場合、ある程度定石としての答えは評価制度に関する書籍やウェブの情報で取得できると思いますが、実際にそれ通りにやったとしてうまくいくとは限らないとき、その進め方の詳細やそれ以外の選択肢について知りたくなります。何かしら評価を実施している会社であれば多くの会社の評価者が直面している問題であり、きっとそれぞれの経験談を聞くことができるでしょう。
気をつけること
情報収集をする際に気をつけることとして以下のようなものがあります。
事前に質問内容をまとめておくこと
社外の方の貴重な時間をいただく場となるため、時間を有効活用できるように質問内容は事前にまとめておきましょう。この際に気をつけるのは、相手は社外の人であるため、社内の背景を省略すると話が意図通りに通じない可能性があることです。背景の情報をしっかりと添えましょう。
議事録でやりとりを可視化しつつ話すこと
社内では議論を可視化しつつ会議を進行することに慣れている人も多いと思いますが、社外のラフなやりとりになると口頭のみになる場面を多く見かけます。
せっかくの情報交換の場で議論がすれ違ったり、話した内容を忘れてはもったいないため、議事録をリアルタイムで画面共有しつつ話すのが理想です。
背景にある事実を確認すること
社外の方になにかの問題やその解決策に関する情報を確認するとき、背景を把握することが必要になります。何かの手法を聞くことができたとしても、相手の会社の背景が前提になっている可能性があり、そこを把握しないことには自社の環境に適した手法か判断することが難しくなります。そのため、相手の取り組みの背景を確認しましょう。
確認する場合、事実質問が有効です。事実質問は5W1Hのうち、Where・When・Who・What・Howなどを用いて詳細を引き出する質問手法です。
Win x Win な場を設定すること
相手から情報を得るだけではこちらだけが得をする場になってしまいます。
- こちらが相談をすること自体が相手にとっても興味関心になる
- 自分の相談だけではなく、相手が関心のある話題や相手が欲しい情報に関しても話す
- 別の機会にこちらが相談に乗る側になる
公開情報を得ること
相手から得られた情報に関して、ウェブに発信されている情報がある場合、相手に確認して情報を得ましょう。情報量を増やすことができます。
社内に共有すること
得られた情報を社内の関係者に共有しましょう。
まとめ
「社外の人から情報を得る」という選択肢についてまとめました。
開発担当者時代は社外からの情報を得る必要性を感じる場面が少なかったのですが、人事になり、自分だけが担当するような役割を持つことが多くなったこともあり、社内に同じ目線で過去の経験や知識を話せる相手がいないということが多くなり、「社外の人から直接情報を得る」という選択肢を選ぶことが増えました。おそらく開発者の方の場合も、個別の開発担当者をやっているうちはこの選択肢を必要とすることは少なそうですが、マネジメント・チームのリード・組織課題の解決などを扱うようになってくると、必要な場面がでてくるでしょう。
